Dokumenty
Do każdej czynności notarialnej niezbędne jest przedstawienie Notariuszowi ważnych dokumentów stwierdzających tożsamość strony (stron) czynności, tj. dowodu osobistego lub paszportu. Należy złożyć oryginały dokumentów. Większość ze złożonych dokumentów pozostaje u Notariusza i nie jest zwracana klientom.
W przypadku osób prawnych dodatkowo wymagany jest numer KRS, REGON, NIP, a w przypadku przedsiębiorców – osób fizycznych numer NIP.
Dane osób fizycznych stawajacych do aktu lub żądających poświadczenia należy podać w następującym schemacie:
- Imię i drugie imię oraz nazwisko,
- numer PESEL,
- dla osób nie posiadających numeru PESEL – data, miejsce i kraj urodzenia,
- imiona rodziców,
- adres zamieszkania i adres do doręczeń korespondencji (jeśli jest inny niż adres zamieszkania),
- seria i numer dowodu tożsamości z datą ważności dokumentu
- W przypadku działania przez pełnomocnika oprócz w/w danych pełnomocnika, konieczne jest przedłożenie w oryginale dokumentu pełnomocnictwa (wypis aktu notarialnego zawierającego pełnomocnictwo).
- Jeśli strona czynności pozostaje w związku małżeńskim, w którym małżonkowie zawarli umowę małżeńską majątkową – do wglądu wypis tej umowy.
- Dane do kontaktu: numer telefonu/e-mail
Podstawowe dokumenty i informacje wymagane przy czynnościach ze spółkami prawa handlowego:
- numer KRS,
- umowa spółki (z o.o. lub spółki handlowej osobowej) lub statut spółki akcyjnej – do wglądu ostatni tekst jednolity podpisany przez Zarząd lub wspólników uprawnionych do reprezentacji,
- uchwała właściwego organu spółki zawierająca zgodę na dokonanie dokumentowanej przez notariusza czynności prawnej
Niezbędne dokumenty i informacje do poszczególnych czynności:
Poniżej podane są wymagane dokumenty i informacje niezbędne do dokonania czynności notarialnych w najbardziej typowych sytuacjach. Każda sprawa wymaga indywidualnego podejścia, dlatego prosimy o wcześniejszy kontakt z Notariuszem lub Pracownikiem Kancelarii w celu ustalenia właściwych dla danego przypadku dokumentów i informacji.
Do przygotowania projektu aktu notarialnego można dostarczyć kopie dokumentów osobiście, przez pośrednika, pocztą tradycyjną lub mailową (skan lub zdjęcie) – komplet potrzebnych dokumentów należy złożyć z wyprzedzeniem.
W dniu zawarcia aktu notarialnego należy przedłożyć wyłącznie oryginały dokumentów oraz dowody tożsamości (dowód osobisty lub paszport)
- zakres pełnomocnictwa,
- dane pełnomocnika i mocodawcy w schemacie opisanym wyżej
- dane spadkobiercy (-ów), zapisobiercy (-ów), zapisobiercy (-ów) windykacyjnego (-ych), dane wydziedziczonego i imiona, nazwisko, PESEL, data i miejsce urodzenia
- w przypadku testamentu zawierającego zapis windykacyjny – informacje o przedmiocie zapisu (np. numer księgi wieczystej nieruchomości/akt notarialny).
- aktualny odpis księgi wieczystej,
- dokument stanowiący podstawę nabycia, tj. np. akt notarialny lub sądowe postanowienie wydane w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
- w przypadku nabycia przez zbywcę lokalu w spadku (bez względu na datę otwarcia spadku) lub na podstawie darowizny czy nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynika uregulowanie sprawy podatku od spadków i darowizn (wydane w trybie art.19 ust.6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
- warunki umowy (cena/ wartość lokalu, w przypadku sprzedaży – termin i warunki płatności ceny, termin wydania lokalu nabywcy, kto ponosi koszty umowy, inne ważne ustalenia stron, w przypadku darowizny – informacja czy zbywca zastrzega sobie prawo zamieszkiwania w lokalu w formie służebności lub użytkowania),
- w przypadku sprzedaży – świadectwo charakterystyki energetycznej -notariusz odnotowuje w akcie notarialnym przekazanie nabywcy świadectwa charakterystyki energetycznej, a w przypadku nieprzekazania świadectwa poucza podmiot obowiązany o karze grzywny za niewykonanie tego obowiązku
- w przypadku umowy sprzedaży, jeśli nabywca finansuje zakup z kredytu bankowego – do wglądu podpisana umowa kredytowa oraz do przekazania właściwemu sądowi wieczytoksięgowemu – oświadczenie banku do wpisu hipoteki – w oryginale
- aktualny odpis księgi wieczystej, jeśli dla zbywanego prawa jest prowadzona księga wieczysta,
- aktualne zaświadczenie potwierdzające prawo do lokalu mieszkalnego wydane przez Spółdzielnię Mieszkaniową dla potrzeb zbycia,
- aktualne zaświadczenie Spółdzielni Mieszkaniowej wydane dla potrzeb założenia księgi wieczystej (jeśli w umowie ma być zawarte żądanie założenia księgi wieczystej dla zbywanego prawa do lokalu),
- dokument stanowiący podstawę nabycia, tj. np. przydział lokalu lub akt notarialny lub sądowe postanowienie wydane w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
- w przypadku nabycia przez zbywcę prawa do lokalu w spadku (bez względu na datę otwarcia spadku) lub na podstawie darowizny czy nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynika uregulowanie sprawy podatku od spadków i darowizn (wydane w trybie art.19 ust.6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
- warunki umowy (cena/ wartość prawa do lokalu, w przypadku sprzedaży – termin i warunki płatności ceny, termin wydania lokalu nabywcy, kto ponosi koszty umowy, inne ważne ustalenia stron),
- w przypadku umowy sprzedaży, jeśli nabywca finansuje zakup z kredytu bankowego – do wglądu podpisana umowa kredytowa oraz do przekazania właściwemu sądowi wieczytoksięgowemu – oświadczenie banku do wpisu hipoteki – w oryginale
- w przypadku sprzedaży – świadectwo charakterystyki energetycznej -notariusz odnotowuje w akcie notarialnym przekazanie nabywcy świadectwa charakterystyki energetycznej, a w przypadku nieprzekazania świadectwa poucza podmiot obowiązany o karze grzywny za niewykonanie tego obowiązku
- aktualny odpis księgi wieczystej,
- dokument stanowiący podstawę nabycia, tj. np. akt notarialny lub sądowe postanowienie wydane w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
- w przypadku nabycia nieruchomości przez zbywcę w spadku (bez względu na datę otwarcia spadku) lub na podstawie darowizny czy nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynika uregulowanie sprawy podatku od spadków i darowizn (wydane w trybie art.19 ust.6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
- zaświadczenie (lub wypis z planu) właściwego organu gminy miejsca położenia nieruchomości o jej przeznaczeniu w obowiązującym planie zagospodarowania przestrzennego (z datą jego uchwalenia oraz datą i miejscem publikacji) lub o braku planu i ewentualnych zapisach w studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy,
- zaświadczenie właściwego organu gminy miejsca położenia nieruchomości informujące czy przedmiotowa nieruchomość (działka) nie jest położona na obszarze rewitalizacji lub na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 09.10.2015 r. o rewitalizacji (o ile treść ta nie została ujęta w wydanym zaświadczeniu o przeznaczeniu w planie zagospodarowania przestrzennego),
- ostateczna decyzja o warunkach zabudowy (jeśli została wydana),
- ostateczna decyzja o zatwierdzeniu projektu budowlanego i udzieleniu pozwolenia na budowę (jeśli została wydana),
- zaświadczenie właściwego Starosty, że przedmiotowa nieruchomość (działka) nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu ani decyzją starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów (art.19 ust.3 ustawy z dnia 28.09.1991 roku o lasach),
- aktualny wypis z rej. gruntów (i wyrys) zbywanej działki (działek) - z zaznaczeniem, że dokument ten przeznaczony jest do wpisu w księdze wieczystej,
- inne dokumenty geodezyjne – zależnie od stanu faktycznego, np. decyzje podziałowe,
- informacja co do stanu faktycznego nieruchomości – czy na jej terenie znajdują się grunty pokryte śródlądowymi wodami stojącymi lub wodami płynącymi, czy znajduje się na terenie nieruchomości las,
- warunki umowy (cena/ wartość nieruchomości, w przypadku sprzedaży – termin i warunki płatności ceny, termin wydania lokalu nabywcy, kto ponosi koszty umowy, inne ważne ustalenia stron, w przypadku darowizny – informacja czy zbywca zastrzega sobie prawo zamieszkiwania w budynku w formie służebności lub użytkowania),
- w przypadku umowy sprzedaży, jeśli nabywca finansuje zakup z kredytu bankowego – do wglądu podpisana umowa kredytowa oraz do przekazania właściwemu sądowi wieczytoksięgowemu – oświadczenie banku do wpisu hipoteki – w oryginale
- w przypadku sprzedaży nieruchomości zabudowanej – świadectwo charakterystyki energetycznej dla budynków -notariusz odnotowuje w akcie notarialnym przekazanie nabywcy świadectwa charakterystyki energetycznej, a w przypadku nieprzekazania świadectwa poucza podmiot obowiązany o karze grzywny za niewykonanie tego obowiązku
- do wglądu odpis skrócony aktu małżeństwa (dot. umów zawieranych po zawarciu małżeństwa),
- poprzednia umowa (jeśli była zawierana).
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- w przypadku odrzucania spadku - informacje o członkach rodziny (imiona, nazwiska, adresy, stopień pokrewieństwa w stosunku do zmarłego), którzy wejdą w krąg spadkobierców w razie odrzucenia spadku,
- w przypadku odrzucania spadku w imieniu małoletniego – odpis prawomocnego postanowienia sądu rodzinnego zawierającego zgodę na odrzucenie spadku.
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- odpis skrócony aktu małżeństwa spadkodawcy wydany po dacie zgonu spadkodawcy,
- odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców (akty urodzenia dzieci noszących nazwisko spadkodawcy, akty małżeństw dzieci spadkodawcy, które zmieniły nazwiska, akty zgonu zstępnych zmarłych przed spadkodawcą),
- dowód osobisty zmarłego lub zaświadczenie organu gminy o numerze PESEL osoby zmarłej
- wszystkie sporządzone przez spadkodawcę testamenty,
- wypisy aktów notarialnych umów o zrzeczenie się dziedziczenia, oświadczeń o przyjęciu lub odrzuceniu spadku,
- w przypadku dziedziczenia przez cudzoziemców - informacja o wchodzących w skład spadku nieruchomościach (własność lub wieczyste użytkowanie nieruchomości) położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub udziałach, akcjach lub ogóle praw i obowiązków w spółce handlowej będącej właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
- dane wspólników – założycieli,
- firma (nazwa) i siedziba spółki,
- przedmiot działalności zgodnie z PKD,
- wysokość kapitału zakładowego (wkładów) i udziałów poszczególnych wspólników.