Dokumenty


Do każdej czynności notarialnej niezbędne jest przedstawienie Notariuszowi ważnych dokumentów stwierdzających tożsamość strony (stron) czynności, tj. dowodu osobistego lub paszportu. Należy złożyć oryginały dokumentów. Większość ze złożonych dokumentów pozostaje u Notariusza i nie jest zwracana klientom.
W przypadku osób prawnych dodatkowo wymagany jest numer KRS, REGON, NIP, a w przypadku przedsiębiorców – osób fizycznych numer NIP.

Dane osób fizycznych stawajacych do aktu lub żądających poświadczenia należy podać w następującym schemacie:

  • Imię i drugie imię  oraz nazwisko,
  • numer PESEL,
  • dla osób nie posiadających numeru PESEL – data, miejsce i  kraj urodzenia,
  • imiona rodziców,
  • adres zamieszkania i adres do doręczeń korespondencji (jeśli jest inny niż adres zamieszkania),
  • seria i numer dowodu tożsamości z datą ważności dokumentu
  • W przypadku działania przez pełnomocnika oprócz w/w danych pełnomocnika, konieczne jest przedłożenie w oryginale dokumentu pełnomocnictwa (wypis aktu notarialnego zawierającego pełnomocnictwo).
  • Jeśli strona czynności pozostaje w związku małżeńskim, w którym małżonkowie zawarli umowę małżeńską majątkową – do wglądu wypis tej umowy.
  • Dane do kontaktu: numer telefonu/e-mail

Podstawowe dokumenty i informacje wymagane przy czynnościach ze spółkami prawa handlowego:

  • numer KRS,
  • umowa spółki (z o.o. lub spółki handlowej osobowej) lub statut spółki akcyjnej – do wglądu ostatni tekst jednolity podpisany przez Zarząd lub wspólników uprawnionych do reprezentacji,
  • uchwała właściwego organu spółki zawierająca zgodę na dokonanie dokumentowanej przez notariusza czynności prawnej

Niezbędne dokumenty i informacje do poszczególnych czynności:

Poniżej podane są wymagane dokumenty i informacje niezbędne do dokonania czynności notarialnych w najbardziej typowych sytuacjach. Każda sprawa wymaga indywidualnego podejścia, dlatego prosimy o wcześniejszy kontakt z Notariuszem lub Pracownikiem Kancelarii w celu ustalenia właściwych dla danego przypadku dokumentów i informacji.

Do przygotowania projektu aktu notarialnego można dostarczyć kopie dokumentów osobiście, przez pośrednika, pocztą tradycyjną lub mailową (skan lub zdjęcie) – komplet potrzebnych dokumentów należy złożyć z wyprzedzeniem.

W dniu zawarcia aktu notarialnego należy przedłożyć wyłącznie oryginały dokumentów oraz dowody tożsamości (dowód osobisty lub paszport)

Pełnomocnictwo
  • zakres pełnomocnictwa,
  • dane pełnomocnika i mocodawcy w schemacie opisanym wyżej
Testament
  • dane spadkobiercy (-ów), zapisobiercy (-ów), zapisobiercy (-ów) windykacyjnego (-ych), dane wydziedziczonego i imiona, nazwisko, PESEL, data i miejsce urodzenia
  • w przypadku testamentu zawierającego zapis windykacyjny – informacje o przedmiocie zapisu (np. numer księgi wieczystej nieruchomości/akt notarialny).
Zbycie (sprzedaż, zamiana, darowizna, umowne zniesienie współwłasności) lokalu stanowiącego odrębną własność:
  • aktualny odpis księgi wieczystej,
  • dokument stanowiący podstawę nabycia, tj. np. akt notarialny lub sądowe postanowienie wydane w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
  • w przypadku nabycia przez zbywcę lokalu w spadku (bez względu na datę otwarcia spadku) lub na podstawie darowizny czy nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynika uregulowanie sprawy podatku od spadków i darowizn (wydane w trybie art.19 ust.6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
  • warunki umowy (cena/ wartość lokalu, w przypadku sprzedaży – termin i warunki płatności ceny, termin wydania lokalu nabywcy, kto ponosi koszty umowy, inne ważne ustalenia stron, w przypadku darowizny – informacja czy zbywca zastrzega sobie prawo zamieszkiwania w lokalu w formie służebności lub użytkowania),
  • w przypadku sprzedaży – świadectwo charakterystyki energetycznej -notariusz odnotowuje w akcie notarialnym przekazanie nabywcy świadectwa charakterystyki energetycznej, a w przypadku nieprzekazania świadectwa poucza podmiot obowiązany o karze grzywny za niewykonanie tego obowiązku
  • w przypadku umowy sprzedaży, jeśli nabywca finansuje zakup z kredytu bankowego – do wglądu podpisana umowa kredytowa oraz do przekazania właściwemu sądowi wieczytoksięgowemu – oświadczenie banku do wpisu hipoteki – w oryginale
Zbycie (np. sprzedaż, zamiana, darowizna, umowne zniesienie współwłasności) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
  • aktualny odpis księgi wieczystej, jeśli dla zbywanego prawa jest prowadzona księga wieczysta,
  • aktualne zaświadczenie potwierdzające prawo do lokalu mieszkalnego wydane przez Spółdzielnię Mieszkaniową dla potrzeb zbycia,
  • aktualne zaświadczenie Spółdzielni Mieszkaniowej wydane dla potrzeb założenia księgi wieczystej (jeśli w umowie ma być zawarte żądanie założenia księgi wieczystej dla zbywanego prawa do lokalu),
  • dokument stanowiący podstawę nabycia, tj. np. przydział lokalu lub akt notarialny lub sądowe postanowienie wydane w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
  • w przypadku nabycia przez zbywcę prawa do lokalu w spadku (bez względu na datę otwarcia spadku) lub na podstawie darowizny czy nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynika uregulowanie sprawy podatku od spadków i darowizn (wydane w trybie art.19 ust.6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
  • warunki umowy (cena/ wartość prawa do lokalu, w przypadku sprzedaży – termin i warunki płatności ceny, termin wydania lokalu nabywcy, kto ponosi koszty umowy, inne ważne ustalenia stron),
  • w przypadku umowy sprzedaży, jeśli nabywca finansuje zakup z kredytu bankowego – do wglądu podpisana umowa kredytowa oraz do przekazania właściwemu sądowi wieczytoksięgowemu – oświadczenie banku do wpisu hipoteki – w oryginale
  • w przypadku sprzedaży – świadectwo charakterystyki energetycznej -notariusz odnotowuje w akcie notarialnym przekazanie nabywcy świadectwa charakterystyki energetycznej, a w przypadku nieprzekazania świadectwa poucza podmiot obowiązany o karze grzywny za niewykonanie tego obowiązku
Zbycie (np. sprzedaż, zamiana, darowizna, umowne zniesienie współwłasności) nieruchomości gruntowych (zabudowanych czy niezabudowanych):
  • aktualny odpis księgi wieczystej,
  • dokument stanowiący podstawę nabycia, tj. np. akt notarialny lub sądowe postanowienie wydane w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
  • w przypadku nabycia nieruchomości przez zbywcę w spadku (bez względu na datę otwarcia spadku) lub na podstawie darowizny czy nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynika uregulowanie sprawy podatku od spadków i darowizn (wydane w trybie art.19 ust.6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
  • zaświadczenie (lub wypis z planu) właściwego organu gminy miejsca położenia nieruchomości o jej przeznaczeniu w obowiązującym planie zagospodarowania przestrzennego (z datą jego uchwalenia oraz datą i miejscem publikacji) lub o braku planu i ewentualnych zapisach w studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy,
  • zaświadczenie właściwego organu gminy miejsca położenia nieruchomości informujące czy przedmiotowa nieruchomość (działka) nie jest położona na obszarze rewitalizacji lub na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 09.10.2015 r. o rewitalizacji (o ile treść ta nie została ujęta w wydanym zaświadczeniu o przeznaczeniu w planie zagospodarowania przestrzennego),
  • ostateczna decyzja o warunkach zabudowy (jeśli została wydana),
  • ostateczna decyzja o zatwierdzeniu projektu budowlanego i udzieleniu pozwolenia na budowę (jeśli została wydana),
  • zaświadczenie właściwego Starosty, że przedmiotowa nieruchomość (działka) nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu ani decyzją starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów (art.19 ust.3 ustawy z dnia 28.09.1991 roku o lasach),
  • aktualny wypis z rej. gruntów (i wyrys) zbywanej działki (działek) - z zaznaczeniem, że dokument ten przeznaczony jest do wpisu w księdze wieczystej,
  • inne dokumenty geodezyjne – zależnie od stanu faktycznego, np. decyzje podziałowe,
  • informacja co do stanu faktycznego nieruchomości – czy na jej terenie znajdują się grunty pokryte śródlądowymi wodami stojącymi lub wodami płynącymi, czy znajduje się na terenie nieruchomości las,
  • warunki umowy (cena/ wartość nieruchomości, w przypadku sprzedaży – termin i warunki płatności ceny, termin wydania lokalu nabywcy, kto ponosi koszty umowy, inne ważne ustalenia stron, w przypadku darowizny – informacja czy zbywca zastrzega sobie prawo zamieszkiwania w budynku w formie służebności lub użytkowania),
  • w przypadku umowy sprzedaży, jeśli nabywca finansuje zakup z kredytu bankowego – do wglądu podpisana umowa kredytowa oraz do przekazania właściwemu sądowi wieczytoksięgowemu – oświadczenie banku do wpisu hipoteki – w oryginale
  • w przypadku sprzedaży nieruchomości zabudowanej – świadectwo charakterystyki energetycznej dla budynków -notariusz odnotowuje w akcie notarialnym przekazanie nabywcy świadectwa charakterystyki energetycznej, a w przypadku nieprzekazania świadectwa poucza podmiot obowiązany o karze grzywny za niewykonanie tego obowiązku
Umowa małżeńska majątkowa
  • do wglądu odpis skrócony aktu małżeństwa (dot. umów zawieranych po zawarciu małżeństwa),
  • poprzednia umowa (jeśli była zawierana).
Oświadczenia o odrzuceniu spadku
  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
  • w przypadku odrzucania spadku - informacje o członkach rodziny (imiona, nazwiska, adresy, stopień pokrewieństwa w stosunku do zmarłego), którzy wejdą w krąg spadkobierców w razie odrzucenia spadku,
  • w przypadku odrzucania spadku w imieniu małoletniego – odpis prawomocnego postanowienia sądu rodzinnego zawierającego zgodę na odrzucenie spadku.
Notarialne poświadczenia dziedziczenia APD
  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
  • odpis skrócony aktu małżeństwa spadkodawcy wydany po dacie zgonu spadkodawcy,
  • odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców (akty urodzenia dzieci noszących nazwisko spadkodawcy, akty małżeństw dzieci spadkodawcy, które zmieniły nazwiska, akty zgonu zstępnych zmarłych przed spadkodawcą),
  • dowód osobisty zmarłego lub zaświadczenie organu gminy o numerze PESEL osoby zmarłej
  • wszystkie sporządzone przez spadkodawcę testamenty,
  • wypisy aktów notarialnych umów o zrzeczenie się dziedziczenia, oświadczeń o przyjęciu lub odrzuceniu spadku,
  • w przypadku dziedziczenia przez cudzoziemców - informacja o wchodzących w skład spadku nieruchomościach (własność lub wieczyste użytkowanie nieruchomości) położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub udziałach, akcjach lub ogóle praw i obowiązków w spółce handlowej będącej właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Zawiązanie spółki prawa handlowego:
  • dane wspólników – założycieli,
  • firma (nazwa) i siedziba spółki,
  • przedmiot działalności zgodnie z PKD,
  • wysokość kapitału zakładowego (wkładów) i udziałów poszczególnych wspólników.