Dokumenty

Do każdej czynności notarialnej niezbędne jest przedstawienie Notariuszowi ważnych dokumentów stwierdzających tożsamość strony (stron) czynności, tj. dowodu osobistego lub paszportu. Należy złożyć oryginały dokumentów. Większość ze złożonych dokumentów pozostaje u Notariusza i nie jest zwracana klientom.
W przypadku osób prawnych dodatkowo wymagany jest numer KRS, REGON, NIP, a w przypadku przedsiębiorców – osób fizycznych numer NIP.

Dane osób fizycznych stawajacych do aktu lub żądających poświadczenia należy podać w następującym schemacie:

Imię i drugie imię oraz nazwisko,
numer PESEL,
dla osób nie posiadających numeru PESEL – data, miejsce i kraj urodzenia,
imiona rodziców,
adres zamieszkania i adres do doręczeń korespondencji (jeśli jest inny niż adres zamieszkania),
seria i numer dowodu tożsamości z datą ważności dokumentu
W przypadku działania przez pełnomocnika oprócz w/w danych pełnomocnika, konieczne jest przedłożenie w oryginale dokumentu pełnomocnictwa (wypis aktu notarialnego zawierającego pełnomocnictwo).
Jeśli strona czynności pozostaje w związku małżeńskim, w którym małżonkowie zawarli umowę małżeńską majątkową – do wglądu wypis tej umowy.
Dane do kontaktu: numer telefonu/e-mail

Podstawowe dokumenty i informacje wymagane przy czynnościach ze spółkami prawa handlowego:

numer KRS,
umowa spółki (z o.o. lub spółki handlowej osobowej) lub statut spółki akcyjnej – do wglądu ostatni tekst jednolity podpisany przez Zarząd lub wspólników uprawnionych do reprezentacji,
uchwała właściwego organu spółki zawierająca zgodę na dokonanie dokumentowanej przez notariusza czynności prawnej

Niezbędne dokumenty i informacje do poszczególnych czynności:

Poniżej podane są wymagane dokumenty i informacje niezbędne do dokonania czynności notarialnych w najbardziej typowych sytuacjach. Każda sprawa wymaga indywidualnego podejścia, dlatego prosimy o wcześniejszy kontakt z Notariuszem lub Pracownikiem Kancelarii w celu ustalenia właściwych dla danego przypadku dokumentów i informacji.

Do przygotowania projektu aktu notarialnego można dostarczyć kopie dokumentów osobiście, przez pośrednika, pocztą tradycyjną lub mailową (skan lub zdjęcie) – komplet potrzebnych dokumentów należy złożyć z wyprzedzeniem.

W dniu zawarcia aktu notarialnego należy przedłożyć wyłącznie oryginały dokumentów oraz dowody tożsamości (dowód osobisty lub paszport)

Pełnomocnictwo

zakres pełnomocnictwa,
dane pełnomocnika i mocodawcy w schemacie opisanym wyżej

Testament

dane spadkobiercy (-ów), zapisobiercy (-ów), zapisobiercy (-ów) windykacyjnego (-ych), dane wydziedziczonego i imiona, nazwisko, PESEL, data i miejsce urodzenia
w przypadku testamentu zawierającego zapis windykacyjny – informacje o przedmiocie zapisu (np. numer księgi wieczystej nieruchomości/akt notarialny).

Zbycie (sprzedaż, zamiana, darowizna, umowne zniesienie współwłasności) lokalu stanowiącego odrębną własność:

aktualny odpis księgi wieczystej,
dokument stanowiący podstawę nabycia, tj. np. akt notarialny lub sądowe postanowienie wydane w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
w przypadku nabycia przez zbywcę lokalu w spadku (bez względu na datę otwarcia spadku) lub na podstawie darowizny czy nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynika uregulowanie sprawy podatku od spadków i darowizn (wydane w trybie art.19 ust.6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
warunki umowy (cena/ wartość lokalu, w przypadku sprzedaży – termin i warunki płatności ceny, termin wydania lokalu nabywcy, kto ponosi koszty umowy, inne ważne ustalenia stron, w przypadku darowizny – informacja czy zbywca zastrzega sobie prawo zamieszkiwania w lokalu w formie służebności lub użytkowania),
w przypadku sprzedaży – świadectwo charakterystyki energetycznej -notariusz odnotowuje w akcie notarialnym przekazanie nabywcy świadectwa charakterystyki energetycznej, a w przypadku nieprzekazania świadectwa poucza podmiot obowiązany o karze grzywny za niewykonanie tego obowiązku
w przypadku umowy sprzedaży, jeśli nabywca finansuje zakup z kredytu bankowego – do wglądu podpisana umowa kredytowa oraz do przekazania właściwemu sądowi wieczytoksięgowemu – oświadczenie banku do wpisu hipoteki – w oryginale

Zbycie (np. sprzedaż, zamiana, darowizna, umowne zniesienie współwłasności) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

aktualny odpis księgi wieczystej, jeśli dla zbywanego prawa jest prowadzona księga wieczysta,
aktualne zaświadczenie potwierdzające prawo do lokalu mieszkalnego wydane przez Spółdzielnię Mieszkaniową dla potrzeb zbycia,
aktualne zaświadczenie Spółdzielni Mieszkaniowej wydane dla potrzeb założenia księgi wieczystej (jeśli w umowie ma być zawarte żądanie założenia księgi wieczystej dla zbywanego prawa do lokalu),
dokument stanowiący podstawę nabycia, tj. np. przydział lokalu lub akt notarialny lub sądowe postanowienie wydane w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
w przypadku nabycia przez zbywcę prawa do lokalu w spadku (bez względu na datę otwarcia spadku) lub na podstawie darowizny czy nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynika uregulowanie sprawy podatku od spadków i darowizn (wydane w trybie art.19 ust.6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
warunki umowy (cena/ wartość prawa do lokalu, w przypadku sprzedaży – termin i warunki płatności ceny, termin wydania lokalu nabywcy, kto ponosi koszty umowy, inne ważne ustalenia stron),
w przypadku umowy sprzedaży, jeśli nabywca finansuje zakup z kredytu bankowego – do wglądu podpisana umowa kredytowa oraz do przekazania właściwemu sądowi wieczytoksięgowemu – oświadczenie banku do wpisu hipoteki – w oryginale
w przypadku sprzedaży – świadectwo charakterystyki energetycznej -notariusz odnotowuje w akcie notarialnym przekazanie nabywcy świadectwa charakterystyki energetycznej, a w przypadku nieprzekazania świadectwa poucza podmiot obowiązany o karze grzywny za niewykonanie tego obowiązku

Zbycie (np. sprzedaż, zamiana, darowizna, umowne zniesienie współwłasności) nieruchomości gruntowych (zabudowanych czy niezabudowanych):

aktualny odpis księgi wieczystej,
dokument stanowiący podstawę nabycia, tj. np. akt notarialny lub sądowe postanowienie wydane w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
w przypadku nabycia nieruchomości przez zbywcę w spadku (bez względu na datę otwarcia spadku) lub na podstawie darowizny czy nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynika uregulowanie sprawy podatku od spadków i darowizn (wydane w trybie art.19 ust.6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
zaświadczenie (lub wypis z planu) właściwego organu gminy miejsca położenia nieruchomości o jej przeznaczeniu w obowiązującym planie zagospodarowania przestrzennego (z datą jego uchwalenia oraz datą i miejscem publikacji) lub o braku planu i ewentualnych zapisach w studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy,
zaświadczenie właściwego organu gminy miejsca położenia nieruchomości informujące czy przedmiotowa nieruchomość (działka) nie jest położona na obszarze rewitalizacji lub na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 09.10.2015 r. o rewitalizacji (o ile treść ta nie została ujęta w wydanym zaświadczeniu o przeznaczeniu w planie zagospodarowania przestrzennego),
ostateczna decyzja o warunkach zabudowy (jeśli została wydana),
ostateczna decyzja o zatwierdzeniu projektu budowlanego i udzieleniu pozwolenia na budowę (jeśli została wydana),
zaświadczenie właściwego Starosty, że przedmiotowa nieruchomość (działka) nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu ani decyzją starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów (art.19 ust.3 ustawy z dnia 28.09.1991 roku o lasach),
aktualny wypis z rej. gruntów (i wyrys) zbywanej działki (działek) - z zaznaczeniem, że dokument ten przeznaczony jest do wpisu w księdze wieczystej,
inne dokumenty geodezyjne – zależnie od stanu faktycznego, np. decyzje podziałowe,
informacja co do stanu faktycznego nieruchomości – czy na jej terenie znajdują się grunty pokryte śródlądowymi wodami stojącymi lub wodami płynącymi, czy znajduje się na terenie nieruchomości las,
warunki umowy (cena/ wartość nieruchomości, w przypadku sprzedaży – termin i warunki płatności ceny, termin wydania lokalu nabywcy, kto ponosi koszty umowy, inne ważne ustalenia stron, w przypadku darowizny – informacja czy zbywca zastrzega sobie prawo zamieszkiwania w budynku w formie służebności lub użytkowania),
w przypadku umowy sprzedaży, jeśli nabywca finansuje zakup z kredytu bankowego – do wglądu podpisana umowa kredytowa oraz do przekazania właściwemu sądowi wieczytoksięgowemu – oświadczenie banku do wpisu hipoteki – w oryginale
w przypadku sprzedaży nieruchomości zabudowanej – świadectwo charakterystyki energetycznej dla budynków -notariusz odnotowuje w akcie notarialnym przekazanie nabywcy świadectwa charakterystyki energetycznej, a w przypadku nieprzekazania świadectwa poucza podmiot obowiązany o karze grzywny za niewykonanie tego obowiązku

Umowa małżeńska majątkowa

do wglądu odpis skrócony aktu małżeństwa (dot. umów zawieranych po zawarciu małżeństwa),
poprzednia umowa (jeśli była zawierana).

Oświadczenia o odrzuceniu spadku

odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
w przypadku odrzucania spadku - informacje o członkach rodziny (imiona, nazwiska, adresy, stopień pokrewieństwa w stosunku do zmarłego), którzy wejdą w krąg spadkobierców w razie odrzucenia spadku,
w przypadku odrzucania spadku w imieniu małoletniego – odpis prawomocnego postanowienia sądu rodzinnego zawierającego zgodę na odrzucenie spadku.

Notarialne poświadczenia dziedziczenia APD

odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
odpis skrócony aktu małżeństwa spadkodawcy wydany po dacie zgonu spadkodawcy,
odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców (akty urodzenia dzieci noszących nazwisko spadkodawcy, akty małżeństw dzieci spadkodawcy, które zmieniły nazwiska, akty zgonu zstępnych zmarłych przed spadkodawcą),
dowód osobisty zmarłego lub zaświadczenie organu gminy o numerze PESEL osoby zmarłej
wszystkie sporządzone przez spadkodawcę testamenty,
wypisy aktów notarialnych umów o zrzeczenie się dziedziczenia, oświadczeń o przyjęciu lub odrzuceniu spadku,
w przypadku dziedziczenia przez cudzoziemców - informacja o wchodzących w skład spadku nieruchomościach (własność lub wieczyste użytkowanie nieruchomości) położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub udziałach, akcjach lub ogóle praw i obowiązków w spółce handlowej będącej właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Zawiązanie spółki prawa handlowego:

dane wspólników – założycieli,
firma (nazwa) i siedziba spółki,
przedmiot działalności zgodnie z PKD,
wysokość kapitału zakładowego (wkładów) i udziałów poszczególnych wspólników.